Meetup Lean Coffee #1

Le 29 janvier dernier s’est tenu le meetup Lean Coffee #1 organisé par l’Esprit Agile. Nous avons été accueilli par Digital Virgo sur la zone de La Duranne. Avec une petite vingtaine d’agilistes, nous avons expérimenté le format Lean Coffee. Point de café pour cette session cependant ! On parlera plutôt d’un Lean Apéro 😉 Voici ce qu’il s’y est passé !

Icebreaker

La soirée a commencé par l’activité incontournable de ce type de regroupement : un icebreaker. Celui de ce soir consistait à répondre aux questions ci-dessous d’abord pendant une minute individuellement, puis pendant deux minutes par deux, puis quatre minutes par quatre et enfin, à faire une restitution à l’ensemble des participants. L’objectif, à part bien entendu de briser la glace entre les participants, était que chacun puisse réfléchir et partager sa vision pour faire de ce meetup une réussite.

  1. Pour que ce meetup soit vraiment utile pour toi, ce sera comme quoi ?
  2. Et pour que ce soit comme ça, tu devras être comme quoi ?
  3. Et pour que ce soit comme ça et que tu sois comme ça, de quel soutien ou ressources auras-tu besoin ?

Les questions ne sont pas évidentes au premier abord, ni forcément très juste grammaticalement parlant. Voici un exemple de réponses :

  •  Pour que ce meetup soit vraiment utile pour toi, ce sera comme quoi ?
    • Ce sera comme un feu de camp
  • Quel genre de feu de camp ?
    • Un feu de camp qui regroupe de vieux amis
  • Et que que ce soit comme un feu de camp entre vieux amis, tu devras être comme quoi ?
    • Je devrais être bienveillant.
  • Et que ce soit comme un feu de camp entre vieux amis, et que tu sois bienveillant, de quel soutien ou ressources auras-tu besoin ?
    • J’aurais besoin d’un brise glace pour lancer les discussions.

En bonus, les « lazy jedi questions » étaient disponibles pour nous aider à nous montrer curieux et aider l’autre à développer ses réponses. A en juger par le temps nécessaire pour réaliser la mise en commun à quatre (cinq en pratique), les échanges ont été riches !

Les éléments qui se sont le plus ressortis : notion de collectif, d’ensemble où chacun peut contribuer à sa façon, confronter ses idées pour être inspirer, apprendre, …

Références :

Le Lean Coffee

Juste après l’icebreaker, nous sommes passés à l’activité principale de cette soirée : le Lean Coffee ! Si vous n’êtes pas familier avec le format, je vous invite à prendre connaissance de l’image ci-dessous.

L’intérêt principal de ce format est de co-créer l’agenda avec les personnes présentes. En tant qu’organisateurs-animateurs, nous ne savons pas qui sont les personnes qui viendront à l’avance. Sont-ils des Jon Snow de l’agilité ou des maîtres Yoda ? Quelles sont les questions et problématiques qu’ils veulent aborder ? Le format permet quelque part de répondre assez naturellement à ces questions et à construire un agenda qui conviendra au plus grand nombre. L’autre intérêt, est de pouvoir enchaîner les sujets ou s’y attarder selon les choix du groupe grâce à la gestion du temps.

De cette façon, nous avons parlé de :

  • transition vers l’agilité / Comment convaincre ?
  • agilité à distance / offshore
  • Quels outils pour accompagner l’agilité ?
  • Comment animer notre communauté agile Aix-Marseille ?

Voici quelques notes, non exhaustives, sur nos discussions.

Transition vers l’agilité / Comment convaincre ?

  • Pourquoi pas commencer par un projet pilote pour démontrer les bénéfices de l’agilité tout en étant réaliste sur les résultats.  L’expérience peut échouer ou ne pas montrer tous les bénéfices théoriquement attendus.
  • Les sponsors sont importants pour soutenir la démarche.
  • La question « D’où provient l’élan pour commencer ? » a été posée. Plusieurs cas de figure : des équipes qui réalisent, de la direction, …
  • La culture et le besoin de la faire évoluer ont été évoqués.
  • Il existe des modèles de contrats agile pour embarquer le client dans la transition.
  • Bénéfices : éviter l’effet tunnel, le cycle en V, …

 Agilité à distance / offshore

Les problématiques listées liées à la distance :
  • décalage horaire
  • différences culturelles comme ne pas oser dire non
  • difficulté à construire des rapports humains
Problématiques parfois renforcées car les équipes offshores sont aussi des prestataires (relation client/fournisseur).
Quelques retours d’expériences :
  • daily / standup via visio
  • réunions régulières avec les équipiers distants pour les inclure dans les discussions, décisions, …
  • créer des occasions comme prendre le café ensemble avec webcam & micro
Conclusion : l’agilité serait plus une réponse qu’un problème dans ce contexte en se concentrant sur l’humain !

 Quels outils pour accompagner l’agilité ?

Le moins que l’on puisse dire est qu’il existe une ribambelle d’outils disponibles en gratuit, en payant, des outils aux UI/UX soignés ou pas, … Cf. image plus bas.

La communauté locale

Nous avons exploré la question « Comment animer notre communauté agile locale ? ». Plusieurs axes ont été discutés :
  • sa visibilité – une communauté c’est bien, faut-il réussir à la trouver dans un premier temps !
    • Actuellement nous communiquons sur LinkedIn, Twitter et Meetup
    • A étudier : créer un groupe Facebook au moins pour annoncer les meetups
  • le lieu
    • alterner entre Aix et Marseille
    • importance de pouvoir se garer facilement
  • les formats – varier entre les formats ouverts, retours sur expérience, ateliers & présentations
  • la fréquence – une fois par mois
  • Autres idées à étudier :
    • Créer un groupe Slack pour disposer d’un lieu d’échange entre les sessions
    • Filmer et diffuser les sessions
 
Références

Conclusion

Le moins qu’on puisse dire est qu’il y a eu beaucoup de premières lors de cette soirée ! Premier meetup de l’année, premier Lean Coffee, première fois chez Digital Virgo, première co-organisation et co-animation par Yvan et moi.

Merci encore à tous les participants d’avoir libéré leur lundi soir ! Merci également à Digital Virgo de nous avoir accueilli.

Tout au long de la soirée, nous avons vu des échanges constructifs et une envie forte d’échanger plus.  Il nous reste beaucoup à explorer ensemble. Nous n’avons d’ailleurs pas pu traiter tous les thèmes proposés. On les garde sous le coude pour une prochaine fois et on vous donne donc rendez-vous très bientôt pour le prochain meetup !

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