Comme la communauté et le paysage agile, l’équipe d’organisation et l’événement évoluent au fil de l’eau. Cette année nous expérimentons une façon inédite d’évaluer les sessions qui constitueront la majeure partie du programme de la journée. L’expérience est en cours, et bien que nous ne puissions pas encore en tirer les apprentissages, nous tenions à partager l’envers du décor avec vous.
Un peu de contexte
Par le passé nous avons expérimenté différentes façons de créer le programme (meetup d’évaluation, sélection uniquement par l’équipe d’orga…), chacune avec ses avantages, inconvénients et questionnements dont voici quelques exemples : L’équipe d’organisation est-elle partiale ? A-t-elle besoin de l’être ? Les participants du meetup sont-ils représentatifs de la communauté ?
En ce qui concerne la partialité de l’équipe d’organisation, elle existe et est assumée puisque nous effectuons une curation sur une partie des orateurs dont les sessions constitueront le programme. C’est une façon pour nous de donner le ton de la journée.
Cela étant, une question nous trottait dans la tête depuis un moment : comment impliquer au plus tôt et au plus près la communauté de l’événement pour réaliser le programme le plus adapté aux participants ?
Une réponse potentielle est arrivée par l’outil (Sessionize.com) que nous utilisons pour l’appel à orateurs. Celui-ci permet en effet de faire participer des personnes tierces à l’évaluation des sessions de manière individuelle et asynchrone. Le système utilisé est un classement des sessions par comparaison. “Je préfère la session 1 à la session 2” et “Je préfère la session 3 à la session 1”. Le résultat est une liste ordonnée par appétence des sessions.
Nous avions utilisé les années précédentes cette méthode au sein de l’équipe d’organisation uniquement et avons donc décidé de l’ouvrir largement cette année en recrutant des volontaires parmi les participants de l’édition précédente et nos followers sur LinkedIn et Twitter.
Ainsi le programme sera constitué en partie par une curation de l’équipe d’organisation et, par les préférences d’un groupe d’évaluateurs ayant chacun leurs appétences.
Ce qu’il s’est passé jusqu’ici
Première agréable surprise : une trentaine de personnes ont répondu à l’appel à volontaires. Deuxième agréable surprise : quinze personnes ont effectivement trouvé le temps d’évaluer les sessions.
En terme de participation, l’expérimentation est un succès : nous avons quadruplé le nombre d’évaluateurs passant de 5 à 20 !
L’étape suivante consistait à créer une première version du programme en prenant les sessions dans l’ordre de la liste ordonnée par les évaluateurs en respectant simplement une règle et un point d’attention :
- la règle : une seule session par orateur ou orateurs (un orateur peut avoir plusieurs sessions si la session est co-animée par un orateur différent).
- le point d’attention : les conférences en priorité dans les deux amphis et une répartition cohérente conf/atelier.
Suite à cela, les premières confirmations sont parties pour les orateurs retenus. Depuis, le programme évolue régulièrement au gré des confirmations et annulations.
Quelques chiffres
Au global : 97 sessions proposées dont 37 ateliers et 60 conférences pour 72 speakers différents
Dans le programme (à ce jour) : 31 sessions dont 11 ateliers et 20 conférences ; 6 sessions provenant de la curation (19%) ; 37 speakers avec une répartition hommes-femmes : 65-35%.
Et après ?
Le programme continue d’évoluer et évolue généralement jusqu’à la dernière minute tant au niveau des sessions que des horaires.
Nous sommes curieux de l’impact qu’il aura sur la satisfaction des participants !
En bonus, quelques questionnements pour le futur : Doit-on assurer une parité hommes/femmes ? Quelle part d’orateurs locaux est pertinente ? Quelle part de nouveaux orateurs et habitués de l’ATAM ou des conférences en général ?
Restez connectés, la première version du programme et l’ouverture de la billetterie arrive bientôt !